ระบบสารสนเทศเพื่อการศึกษา: ระบบสารสนเทศเพื่อการศึกษา

การบริหารระบบสารสนเทศในองค์กรทางการศึกษา

คำว่า “ระบบ” (System) หมายถึง เป็นกลุ่มขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกัน เพื่อจุดประสงค์ในสิ่งเดียวกัน ระบบอาจประกอบด้วยบุคลากร เครื่องมือเครื่องใช้ พัสดุ วิธีการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องมีการจัดการหรือเรียกว่ากระบวนการ แบบหนึ่งเพื่อที่จะทำให้บรรลุจุดประสงค์อันเดียวกัน

1. กลุ่มบุคคลผู้ใช้ระบบสารสนเทศในองค์กรทางการศึกษา
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะการบริหารจัดการได้ 3 ระดับดังนี้
1.1 ระดับสูง (Top Level Management) กลุ่มของผู้ใช้ระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับ ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่กำหนดและวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อนำไปสู่เป้าหมาย โดยมีทั้งสารสนเทศภายใน และสารสนเทศภายนอกเพื่อวิเคราะห์แนวโน้มสถานการณ์โดยรวม ซึ่งระบบสารสนเทศในระดับนี้ต้องออกแบบให้ง่ายและสะดวกต่อการใช้งาน ไม่มีความซับซ้อนหรือยุ่งยาก แสดงผลทางด้านกราฟฟิคบ้าง ต้องตอบสนองที่รวดเร็วและทันท่วงทีด้วยเช่นกัน
1.2 ระดับกลาง (Middle Level Management) เกี่ยวข้องกับกลุ่มผู้ใช้งานระดับการบริหารและจัดการองค์กร ซึ่งมีหน้าที่รับนโยบายมาจากผู้บริหารระดับสูง นำมาสานต่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ด้วยการใช้หลักบริหารและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบสารสนเทศที่ใช้มักได้มาจากแหล่งข้อมูลภายใน ระบบสารสนเทศจึงต้องมีการจัดอันดับทางเลือกแบบต่างๆไว้ โดยเลือกใช้ค่าทางสถิติช่วยพยากรณ์หรือทำนายทิศทางไว้ด้วย หากระดับของการตัดสินใจนั้นมีความซับซ้อนหรือยุ่งยากมากเกินไป
1.3 ระดับปฏิบัติการ (Operation Level Management) ผู้ใช้กลุ่มนี้จะเกี่ยวข้องกับการผลิตหรือการปฏิบัติงานหลักขององค์กร เช่น การผลิตหรือประกอบสินค้า งานทั่วไปที่ไม่จ าเป็นต้องใช้การวางแผนหรือระดับการตัดสินใจมากนัก ข้อมูลหรือสารสนเทศในระดับนี้จะถูกนำไปประมวลผลในระดับกลางและระดับสูงต่อไป

2. ประเภทของระบบสารสนเทศที่นำไปใช้ในองค์กร

ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร กับระบบสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไปพิจารณาจ าแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการท างานในองค์กร จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 6 ประเภท ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)

1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS) เป็นระบบที่ท าหน้าที่ในการ

ปฏิบัติงานประจำทำการบันทึกจัดเก็บ ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ ทั้งนี้เพื่อที่จะท าการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า ตัวอย่าง เช่น ระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบิน ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมัติ เป็นต้น ในระบบต้องสร้างฐานข้อมูลที่จำเป็น ระบบนี้มักจัดท าเพื่อสนองความต้องการของผู้บริหารระดับต้นเป็นส่วนใหญ่เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานประจำได้ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักจะอยู่ในรูปของ รายงานที่มีรายละเอียด รายงานผลเบื้องต้น

2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS) เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงาน ระบบจะประสานการท างานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้นผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์

3. ระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุน บุคลากรที่

ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อน าไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น

4. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems- MIS) เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง ใช้ในการวางแผน การบริหารจัดการ และการควบคุม ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน เพื่อประมวลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจ าเป็นต่อการบริหารงาน ตัวอย่าง เช่น ระบบบริหารงานบุคลากร ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของรายงานสรุปรายงานของสิ่งผิดปกติ

5. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems – DSS) เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการ

ตัดสินใจส าหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาค าตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน ระบบยังต้องสามารถเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดส าหรับสถานการณ์นั้น หลักการของระบบ สร้างขึ้นจากแนวคิดของการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการตัดสินใจ โดยให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยตรงกับระบบ ท าให้สามารถวิเคราะห์ ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได้ โดยอาศัยประสบการณ์ และ ความสามารถของผู้บริหารเอง ผู้บริหารอาจกำหนดเงื่อนไขและท าการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่างๆ ไปจนกระทั่งพบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด แล้วใช้เป็นสารสนเทศที่ช่วยตัดสินใจ รูปแบบของผลลัพธ์ อาจจะอยู่ในรูปของ รายงานเฉพาะกิจ รายงานการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ การทำนาย หรือ พยากรณ์เหตุการณ์

6. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System - EIS) เป็นระบบที่สร้าง

สารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจกรรมเป็นอย่างมาก ยิ่งในยุคปัจจุบันที่เป็นยุค Globalization ข้อมูลระดับโลก แนวโน้มระดับสากลเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการแข่งขันของธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของการพยากรณ์/การคาดการณ์

3. การจัดตั้งหน่วยงานสารสนเทศในองค์กรทางการศึกษา

โดยทั่วไปแล้วโครงสร้างของหน่วยงานสารสนเทศในองค์การสามารถแบ่งได้เป็น 3 ส่วน ดังต่อไปนี้

1. หัวหน้าพนักงานสารสนเทศ (Chief Information Officer) หรือที่นิยมเรียกว่า CIO เป็นบุคลากรระดับสูง ขององค์การที่ท าหน้าที่และความรับผิดชอบในการควบคุม ดูแลเกี่ยวกับการบริหารงานระบบสารสนเทศของธุรกิจ หรือบุคคลที่เป็นหัวหน้าของทั้งหน่วยงานวิเคราะห์และออกแบบระบบ เขียนชุดค าสั่ง ปฏิบัติการ และให้บริการ ด้าน สารสนเทศแก่องค์การ ปกติบุคคลที่ดำรงตำแหน่ง CIO จะต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับการวางแผนและการกำหนด นโยบายสารสนเทศ การควบคุมการปฏิบัติงานภายในหน่วยงาน และเป็นที่ปรึกษาของฝ่ายต่าง ๆ ตลอดจน ก าหนด มาตรฐานและคุณภาพงานสารสนเทศของพนักงานในฝ่ายสารสนเทศและขององค์การ

2. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer) หรือที่นิยมเรียกว่า SA มีหน้าที่

วิเคราะห์และออกแบบระบบงานในระดับต่าง ๆ ให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์การ และตรงตามความต้อง การของผู้ใช้ รวมทั้งทำการศึกษาวิเคราะห์และวางแผนระยะยาว เพื่อที่จะนำระบบคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมมาใช้กับ ระบบงานใหม่ บางครั้งนักวิเคราะห์ระบบอาจอยู่ ในตำแหน่ง "หัวหน้าโครงการ (Project Leader)" ของโครงการ พัฒนาระบบธุรกิจในองค์การ

3. ผู้เขียนชุดคำสั่ง (Programmer) เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่เขียนชุดคำสั่ง เพื่อควบคุมและสั่งงานให้คอมพิวเตอร์ ทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ ผู้เขียนชุดคำสั่งควรที่จะมีความละเอียดรอบคอบมี ความคิดเป็น

และเป็นขั้นตอนและอดทนที่จะทำงานซ้ า ๆ กันอย่างต่อเนื่องปกติหน่วยงานขนาดใหญ่ที่ต้องใช้งานคอมพิวเตอร์ในปริมาณมาก จะแบ่งกลุ่ม งานของผู้ทำหน้าที่เขียนคำสั่ง ออกเป็น 2 กลุ่ม ต่อไปนี้

3.1 ผู้เขียนชุดคำสั่งส าหรับระบบ (System Programmer) จะทำหน้าที่ดูแล ปรับปรุง และแก้ไข ชุดคำสั่ง สำหรับควบคุมและใช้งานระบบ เพื่อให้ชุดคำสั่งสำหรับการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

3.2 ผู้เขียนชุดคำสั่งสำหรับใช้งาน (Application Programmer) ทำหน้าที่ควบคุมดูแล และเก็บรักษา เอกสาร ที่เกี่ยวกับชุดคำสั่ง หรือชุดคำสั่งที่ผ่านการทดสอบและใช้งานอยู่ในปัจจุบัน ตลอดจนบ ารุงรักษาและพัฒนาให้ชุดคำสั่งสามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้

4. ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer Operator) ท าหน้าที่ดูแลและควบคุมการท างานของ เครื่อง คอมพิวเตอร์ โดยผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ควรมีความรู้เกี่ยวกับการท างานของอุปกรณ์ ในส่วนต่างๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ และระบบเครือข่าย เพื่อให้สามารถวิเคราะห์สาเหตุและแก้ปัญหาได้ ในทันทีที่เกิดมี ความผิด ปกติ

ของเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อมิให้ระบบสารสนเทศต้องหยุด ดำเนินงานนานเกินไป หรือมีปัญหาอื่นตามมา

หน้าที่นี้ควรเข้าใจ ลักษณะงานขององค์การและการท างาน ของระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถที่จะจัดตารางเวลาการปฏิบัติงานของ ระบบได้อย่างเหมาะสม

6. พนักงานจัดเก็บและรักษา (Librarian) เป็นบุคคลที่ท าหน้าที่เก็บรักษาและจัดท ารายการของอุปกรณ์เช่น เทป แม่เหล็ก เทปกระดาษ แผ่นแม่เหล็ก และจัดทำเอกสารเกี่ยวกับชุดคำสั่งที่ใช้งาน ตลอดจนทำดัชนีสำหรับข้อมูล เพื่อสะดวก ในการค้นหาเมื่อต้องการใช้ข้อมูลตลอดจนช่วยให้ระบบข้อมูลมีความปลอดภัยโดยข้อมูลไม่สูญหายหรือถูกทำลายโดย ไม่ตั้งใจ

7. พนักงานจัดเตรียมข้อมูล (Data Entry Operator) ท าหน้าที่ในการนำข้อมูลจากเอกสารเบื้องต้นมาจัดให้อยู่ใน รูปแบบ ที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถท าความเข้าใจได้ เช่นการบันทึกข้อมูล ลงเทปแม่เหล็ก แผ่นดิสก์

5. ผู้จัดตารางเวลา (Scheduler) ท าหน้าที่จัดตารางเวลาการใช้คอมพิวเตอร์ให้กับงานแต่ละชนิดภายใน ห้อง คอมพิวเตอร์ เช่น ช่วงเวลาใดจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ท างานอะไร เพื่อให้งานทั้งหมด ด าเนินไปอย่างสะดวก รวดเร็ว และไม่เกิดปัญหาระหว่างผู้ใช้ ตลอดจนใช้เวลาในการประมวลผลอย่างมีประสิทธิภาพ โดยบุคคลที่ท าหน้าที่นี้ควรเข้าใจ ลักษณะงานขององค์การและการท างาน ของระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถที่จะจัดตาราง เวลาการปฏิบัติงานของ ระบบได้อย่างเหมาะสม

6. พนักงานจัดเก็บและรักษา (Librarian) เป็นบุคคลที่ท าหน้าที่เก็บรักษาและจัดท ารายการของอุปกรณ์ เช่น เทป แม่เหล็ก เทปกระดาษ แผ่นแม่เหล็ก และจัดท าเอกสารเกี่ยวกับชุดค าสั่งที่ใช้งาน ตลอดจนท าดัชนีส าหรับข้อมูล เพื่อสะดวก ในการค้นหาเมื่อต้องการใช้ข้อมูลตลอดจนช่วยให้ระบบข้อมูลมีความปลอดภัย โดยข้อมูลไม่สูญหายหรือถูกท าลายโดย ไม่ตั้งใจ

7. พนักงานจัดเตรียมข้อมูล (Data Entry Operator) ทำหน้าที่ในการนำข้อมูลจากเอกสารเบื้องต้นมาจัดให้อยู่ใน รูปแบบ ที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถท าความเข้าใจได้ เช่นการบันทึกข้อมูลลงเทปแม่เหล็ก แผ่นดิสก์ หรือฐานข้อมูล เป็นต้น

ระบบสารสนเทศเพื่อการศึกษา

หน้าเว็บ

ระบบสารสนเทศเพื่อการศึกษา

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

คลังบทความของบล็อก